Naamloze en besloten vennootschappen

Eenmanszaak omzetten in N.V. of B.V.
In huwelijkse voorwaarden kan worden opgenomen dat vermogensmenging uitgesloten wordt. Dit wordt vaak gedaan wanneer de man (of vrouw) een risicodragend beroep of eigen bedrijf heeft. Er kan echter nog een stap verder gegaan worden; hij kan zijn eenmanszaak omzetten in een naamloze vennootschap (N.V.) of in een besloten vennootschap (B.V.). Hiermee bereikt hij dat hij voortaan zijn zaken doet door middel van die vennootschapen en dat hij in beginsel niet persoonlijk aansprakelijk is voor de schulden van de vennootschap.

Aansprakelijkheid
Ook een vennootschap onder firma (v.o.f.) en een commanditaire vennootschap kunnen in een besloten vennootschap worden omgezet. Het is eveneens mogelijk dat twee of meer personen een naamloze of besloten vennootschap oprichten, zonder dat zij in een of andere rechtsvorm al een bedrijf bezitten. Zij gaan dan tot oprichting van de naamloze - of besloten vennootschap over, omdat aan het beroep dat zij willen gaan uitoefenen risico's verbonden kunnen zijn. Daardoor bereiken ze, dat zij – wat hun aansprakelijkheid betreft – precies weten waar zij aan toe zijn: zij kunnen in principe niet meer geld 'verliezen' dan zij in de naamloze of besloten vennootschap steken of hebben toegezegd te zullen inbrengen. Een dergelijke naamloze of besloten vennootschap leidt namelijk haar eigen bestaan. Hieruit blijkt reeds dat een naamloze of besloten vennootschap een soort persoon is die zelfstandig aan het rechtsleven deelneemt. De wet noemt deze vennootschappen rechtspersonen.

Aandeelhouders
Het kapitaal of vermogen van die rechtspersoon is in aandelen verdeeld. Elk aandeel geeft – in verhouding tot het totaal aantal aandelen – recht op een evenredig gedeelte van het kapitaal. Een eigenaar van een aandeel heet aandeelhouder. De uitgifte van aandelen aan de aandeelhouder moet bij notariële akte geschieden.

Algemene vergadering van aandeelhouders
De gezamenlijke aandeelhouders zijn verenigd in de algemene vergadering van aandeelhouders. Tot die vergaderingen heeft iedere aandeelhouder toegang. Hij kan er het woord voeren en zijn stem uitbrengen, dus voorstellen goed- of afkeuren. Met deze bezigheden is men bij de meeste vennootschappen snel klaar. Zij hebben veelal slechts één aandeelhouder, die tevens de enige directeur is. In dat geval kunnen er geen problemen binnen de algemene vergadering van aandeelhouders en met de directie ontstaan. De ene directeur/aandeelhouder regelt de bedrijfsvoering en heeft alle macht in handen.

Besluitvorming
Geheel anders wordt het wanneer er twee aandeelhouders zijn die ieder een gelijk aantal aandelen bezitten. Het aantal aandelen dat een aandeelhouder bezit, bepaalt in beginsel namelijk het aantal stemmen dat hij in een Algemene Vergadering van Aandeelhouders mag uitbrengen. Zij zullen elkaar dan in de besluitvorming moeten zien te vinden. Het is daarom verstandig om al bij de oprichting van de vennootschap in een overeenkomst vast te leggen dat bij het vastlopen van de besluitvorming de beslissing door een of meerdere buitenstaander(s) moet worden genomen (een zogenaamde wijze-mannen-overeenkomst).

Besluitvorming: meerderheid van stemmen
Zijn er meer dan twee aandeelhouders met een gelijk aandelenbezit, dan komt onmiddellijk de vraag naar voren hoe zij de besluitvorming wensen te regelen. Moeten alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen, zodat wanneer er drie aandeelhouders zijn twee van hen de besluiten kunnen forceren? Of is voor belangrijke besluitende instemming van alle drie de aandeelhouders nodig? Dit soort en nog veel meer vragen doen zich voor, wanneer drie of meer personen een naamloze of een besloten vennootschap oprichten.

Blokkering van aandelen
Het is de taak van de notaris de oprichters voor te lichten, de diverse mogelijkheden met betrekking tot de besluitvorming met hen te bespreken en hen te begeleiden om tot een keuze te komen. Van groot belang is altijd het antwoord op de vraag in hoeverre de oprichters de aandelen wensen te 'blokkeren'. Onder blokkering wordt verstaan: een beperking in de bevoegdheid om aandelen vrij over te dragen aan wie men wil. Een blokkeringsregeling kan die vrije overdracht lichtelijk beperken, maar ook zéér sterk aan banden leggen. Zo kan de regeling inhouden dat de aandelen – zodra een aandeelhouder ze wenst te verkopen – altijd éérst aan de andere aandeelhouders te koop moeten worden aangeboden. De overdracht van de verkochte aandelen moet altijd bij notariële akte plaatsvinden. 

De regeling kan zelfs de erfgenamen van een overleden aandeelhouder de verplichting opleggen om de aandelen binnen een bepaalde tijd na het overlijden te koop aan te bieden aan de andere aandeelhouders.

Publicatieplicht
De besloten vennootschap (B.V.) en naamloze vennootschap (N.V.) zijn zgn. rechtspersonen. Beide soorten vennootschap hebben een publicatieplicht. De B.V. en de N.V. zijn onderworpen aan de verplichting om de jaarrekening op een wettelijk voorgeschreven wijze in te richten. Tevens zijn er voorschriften met betrekking tot publicatie van bepaalde gegevens uit de jaarrekening, in een aantal gevallen voorzien van een accountantsverklaring.

Verschillen N.V. en B.V.
De belangrijkste verschillen tussen de naamloze vennootschap en de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid zijn:

• De besloten vennootschap mag geen aandeelbewijzen uitreiken, maar moet in plaats daarvan een register hebben, waarin de namen en adressen van alle aandeelhouders zijn opgenomen. De naamloze vennootschap mag wel aandeelbewijzen uitgeven voor zover het aandelen aan toonder betreft. Is er sprake van aandelen op naam, dan moeten ook deze in een aandeelhoudersregister worden vermeld.
• De statuten van de besloten vennootschap moeten een bepaalde in de wet omschreven blokkeringsregeling bevatten. Dit voorschrift geldt niet voor de naamloze vennootschap.
• Het aandelenkapitaal van de N.V. is beduidend hoger dan dat van de B.V.

Overeenkomst en N.V. en B.V.
Beide soorten vennootschappen worden bestuurd door één of meer bestuurders, die meestal directeuren worden genoemd. Zij staan al dan niet onder toezicht van een raad van commissarissen, die uit één of meer personen kan bestaan. Directeuren en commissarissen worden in beginsel benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders die hen ook kan schorsen of ontslaan.

De bevoegdheden van directeuren en commissarissen behoren in de statuten van de vennootschap te worden geregeld. Deze statuten moeten verder diverse bepalingen inhouden over onderwerpen waarvoor de wet een statutaire regeling voorschrijft, zoals de naam, de plaats van vestiging en het doel van de vennootschap. De naam moet aangeven of de vennootschap een N.V. of een B.V. zal zijn. Dit gebeurt door de naam te laten beginnen of eindigen met Naamloze Vennootschap of Besloten Vennootschap, ofwel de afkortingen N.V. of B.V.. De statuten moeten worden opgenomen in de notariële akte, waarbij de vennootschap wordt opgericht.

Oprichting vennootschap
Met die notariële akte alléén is de vennootschap nog niet compleet. Hieraan voorafgaand is het nodig dat op een ontwerp van de akte van oprichting de verklaring van de Minister van Justitie is verkregen, dat hem van bezwaren niet is gebleken.

Voordat de vennootschap een rechtspersoon is en dus zelfstandig aan het rechtsleven kan deelnemen, moet aan beide voorwaarden worden voldaan: de ministeriële verklaring van geen bezwaar én de notariële akte. Ditzelfde geldt voor het wijzigen van de akte van oprichting (statutenwijziging). Ook daarvoor is een notariële akte met de ministeriële verklaring van geen bezwaar vereist.

Na het ondertekenen van de akte van oprichting moet de vennootschap in het handelsregister worden ingeschreven, waarbij een afschrift van de akte moet worden overgelegd. Dit wettelijk voorschrift dient om iedereen gelegenheid te geven kennis te nemen van de statuten van de vennootschap en om te kunnen nagaan wie de directeuren en de eventuele commissarissen zijn.

De wet bepaalt – als stok achter de deur – dat de bestuurders van de vennootschap voor hun handelingen, verricht voordat de publicatie in het handelsregister heeft plaatsgehad, volledig persoonlijk aansprakelijk zijn naast de vennootschap zelf. Het is een goede gewoonte dat in de praktijk de notaris voor de eerste publicatie zorgt, zodat de aansprakelijkheid van de bestuurders tot een minimum wordt beperkt.

De publicatie in het handelsregister dient voortdurend met de werkelijke situatie in overeenstemming te zijn. Dit houdt in dat van iedere verandering opgave aan het handelsregister moet plaatshebben, dus ook van iedere verandering in de persoon of de bevoegdheden van directeuren, commissarissen of procuratiehouders. In geval van twijfel is de notaris er om u te helpen.

Aandelen op naam
Sinds 1 januari 1993 is voor de uitgifte en levering van aandelen op naam een notariële akte vereist. Inschakeling van de notaris is bij deze handelingen dus noodzakelijk. Dit geldt voor N.V.'s en B.V.'s met beperkte aansprakelijkheid. Beursvennootschappen zijn van deze verplichting vrijgesteld, ook wanneer een deel van de aandelen niet in de notering is opgenomen, zoals preferente aandelen.
De B.V. heeft de plicht om een aandeelhoudersregister (bij) te houden. Daarin wordt elke verandering in het aandelenkapitaal aangetekend. De notaris zal u een register kunnen overhandigen en zal u ook behulpzaam zijn bij het invullen ervan.

Andere wettelijke eisen

Publicatieplicht
De wetgever heeft voor een ondernemer de mogelijkheid geschapen om zijn aansprakelijkheid te beperken tot het in de vennootschap gestoken kapitaal. Daarvoor stelt de wetgever wel als eis dat iedereen moet kunnen weten dat hij met een vennootschap te maken heeft. Vandaar dat er een publicatieplicht bestaat.

Dit was voor de wetgever echter nog niet voldoende. Er is nog een wettelijk voorschrift, dat dient om te voorkomen dat buitenstaanders misleid zouden kunnen worden. Uit alle geschriften, gedrukte stukken en aankondigingen, waarin de vennootschap partij is of die van haar uitgaan - met uitzondering van telegrammen en reclamemateriaal- moeten de volledige naam van de vennootschap volgens de akte van oprichting en de plaats van vestiging duidelijk blijken. In brieven en orders moeten bovendien het handelsregister worden vermeld, waarin de vennootschap is ingeschreven en het nummer van de inschrijving bij dat handelsregister.

Indien melding wordt gemaakt van het kapitaal van de vennootschap, moet in elk geval worden vermeld welk bedrag is geplaatst en welk gedeelte van het geplaatste bedrag is gestort.